Vileda Produkte Manufaktur
Vileda Logo

Wie Vileda in nur sechs Monaten 75 Personentage einspart

6500
Automatisierte Kundenaufträge
75
Zurückgewonnene Personentage
15
Großkunden nahtlos per EDI angebunden

Seit über 70 Jahren setzt das Unternehmen Vileda den Standard für innovative Reinigungsprodukte. Das Unternehmen gehört zur Marke Freudenberg, zu der auch O-Cedar in den USA gehört.

Challenges

Steigerung der Effizienz im gesamten globalen Ökosystem

Vileda steht als erfolgreiches multinationales Produktionsunternehmen vor der Aufgabe, komplexe Prozessabläufe und Operationen in seinem globalen Ökosystem zu verwalten. Um die Effizienz zu verbessern und einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten, arbeitet das Unternehmen eng mit dem EDI-Integrationspartner eddyson zusammen und ersetzt aufwändige manuelle Tätigkeiten durch präzise, effiziente Prozesse, von denen Unternehmen, Kunden und Logistikpartner profitieren.

"eddyson ist seit über einem Jahrzehnt ein zuverlässiger Partner auf unserem Weg zur Digitalisierung. Sie haben sich die Zeit genommen, zu verstehen, wie wir als Unternehmen aufgestellt sind, wie unsere Prozesse funktionieren, und sie bieten das technische Know-how, um uns effizienter zu machen"

Florian Kirschbaum
Global IT Director Process and Systems

Manuelle Bearbeitung tausender Kundenaufträge

Vileda hat große Fortschritte bei der Digitalisierung entscheidender Prozesse gemacht. Zusammen mit eddyson hat das Unternehmen Hunderte von Kunden weltweit zu eddysons EDI-Lösung migriert - doch das war erst der Anfang.

Im Rahmen der kontinuierlichen Bemühungen um Business Excellence musste Vileda feststellen, dass eine Reihe von bedeutenden Kunden noch immer nicht über EDI verbunden waren. Dies hatte erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz und Produktivität des Unternehmens. Vor allem die Mitarbeiter in den globalen Customer Interaction Centern bekamen die Auswirkungen zu spüren. Wenn die Mitarbeiter eine Bestellung von einem Nicht-EDI-Kunden erhielten, waren sie mit der aufwändigen Aufgabe konfrontiert, den Kundenauftrag manuell zu erfassen und per E-Mail zurückzuschicken.

Die Erstellung eines jeden Auftrags dauerte bis zu fünf Minuten. Multipliziert mit mehreren Kunden an mehreren Standorten weltweit bearbeiteten die Mitarbeiter auf diese Weise jeden Monat Tausende von Aufträgen. Dies raubte dem Team lebenswichtige Zeit und lenkte die Mitarbeiter von der wertsteigernden Arbeit ab, die ihnen am Herzen liegt, nämlich der Betreuung und Zufriedenstellung ihrer Kunden.

Streamlining von Lagerverwaltung und Logistik

Zugleich legte Vileda großen Wert darauf, die Arbeitsabläufe zwischen seinen Third Party Providern und Logistikpartnern durch eine stärkere EDI-Integration reibungsloser und einfacher zu gestalten. Sobald Vileda diese letzten Teile des EDI-Puzzles vervollständigen könnte, würde das Unternehmen seine betriebliche Effizienz weiter verbessern und die Beziehungen zu Kunden und Partnern weltweit stärken.

"In der Vergangenheit waren wir immer darauf bedacht, die Wünsche unserer Kunden zu erfüllen. Oft haben wir viele Ressourcen darauf verwendet, die Bedürfnisse unserer Kunden auf manuelle Weise zu erfüllen. Wir beschlossen, dass es an der Zeit war, diese Prozesse zu verfeinern."

Florian Kirschbaum
Global IT Director Process and Systems

Lösung

Zeit- und Aufwandsersparnis für Kunden und Spediteure

Um die Projektziele schneller zu erreichen, entschloss sich Vileda, sich zusätzliche Unterstützung von eddyson durch einen dedizierten Technical Implementation (TIM) Manager zu holen. Somit hatte Vileda einen zentralen Ansprechpartner - mit umfangreichen Kenntnissen der Prozessintegration - um Projektziele zu besprechen und einen fundierten Fahrplan zu erstellen, sodass Viledas Ziele so schnell wie möglich erreicht werden konnten.

Maximale Wirksamkeit durch Priorisierung der Kunden

Zunächst galt es für Vileda, sich einen detaillierten Überblick über die Kunden zu verschaffen, die bisher noch nicht an eddysons EDI-Lösung angebunden waren. In Großunternehmen kann sich die Abstimmung von Abteilungen bei strategischen Initiativen wie dieser unglaublich komplex und schwierig gestalten. Vileda straffte den Prozess, indem es sein neu geschaffenes Center of Excellence nutzte, das manuelle Prozesse im gesamten Unternehmen reduzieren soll. Durch enge Kollaboration gelang es, die Liste der Kunden, die von der manuellen Bearbeitung auf eine vollständige Automatisierung umgestellt werden sollten, abzustimmen und nach Prioritäten zu ordnen.

"Unser Center of Excellence führte eine Umfrage bei unseren Customer Interaction Centern durch und stellte fest, welche Kunden Großaufträge erteilten, die nicht über EDI abgewickelt wurden. Anschließend hielten wir regelmäßige Telefonate mit dem Center und unserem leitenden Management ab, um zu entscheiden, welchen Kunden wir Priorität einräumen sollten," wie Florian Kirschbaum erklärt.

Vorkonfigurierte Verbindungen beschleunigen die Integration

Vileda machte sich daran, die neu identifizierten Kunden in der Reihenfolge ihrer operativen Priorität an das EDI-System von eddyson anzubinden. eddyson beschleunigte den Prozess durch den Einsatz seines umfangreichen Portfolios an vorkonfigurierten EDI-Verbindungen.

Da eddyson mit mehr als 900 Kunden in über 60 Ländern zusammenarbeitet, hat das Unternehmen bereits Profile für Tausende von Unternehmen entwickelt. Wenn Vileda also ein Partner-Mapping anforderte, das eddyson bereits entwickelt hatte, konnte das Unternehmen die Integration innerhalb weniger Stunden herstellen.

"Einige der Kunden, die wir per EDI anbinden wollten, waren bereits in eddysons Portfolio. Zum Beispiel hatten sie bereits das Profil von Amazon Großbritannien für einen anderen Kunden entwickelt, so dass sie es uns sofort zur Verfügung stellen und die Verbindung zu unserem ERP-System herstellen konnten. Das machte die Integration sehr einfach und sehr schnell und konnte mehr oder weniger an einem Tag fertiggestellt werden."

Florian Kirschbaum
Global IT Director Process and Systems

Durch eddysons innovative Technologie und dem dedizierten TIM, der für alle Fragen zur Verfügung steht, konnte Vileda innerhalb von 6 Monaten 15 seiner größten Kunden nahtlos an eddysons EDI anbinden.

Standardisierung der Prozesse mit Spediteuren

Darüber hinaus nutzte Vileda die Gelegenheit, die Prozesse im gesamten globalen Logistikbereich zu digitalisieren und zu rationalisieren. Mit eddyson wurden alle globalen 3PLs und Spediteure integriert, um sicherzustellen, dass die Prozesse in kritischen Bereichen wie Auftragsbearbeitung und -verwaltung, Sendungsverfolgung und -kontrolle sowie Frachteingänge einheitlich abgewickelt werden.

Das Ergebnis: Vileda hat einen besseren Überblick über die Lagerbestände, reduziert den manuellen Aufwand und die Kosten und kann die Lieferanforderungen der Kunden schneller erfüllen.

"Dank eddyson haben wir jetzt einen globalen Ansatz. In jedem Lager auf der Welt verwenden wir die gleichen Prozesse und die gleichen Nachrichten. Das hat unsere globalen Prozesse wirklich standardisiert," sagt Florian Kirschbaum.

Schnellere und bessere Ergebnisse dank dediziertem TIM

Vileda schätzt den Mehrwert, den sie durch ihren dedizierten eddyson TIM erzielen konnten. Aufgrund dessen umfassender Kenntnisse über die Ziele, Prozesse und Prioritäten von Vileda konnten alle Fragen beantwortet und stets sichergestellt werden, dass Viledas Anforderungen und Terminvorgaben eingehalten wurden.

Florian Kirschbaum sagt: “Ohne unser eddyson TIM wären wir nicht in der Lage gewesen, dieses Projekt zu stemmen und die Integration all dieser Kunden zusätzlich zu unseren täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu bewältigen. Unser TIM hat uns geholfen, die Dynamik über alle Entwicklungen und Profile hinweg aufrechtzuerhalten, und seine Unterstützung war sehr, sehr wertvoll für uns."

Mehr in der kompletten Case Study

Laden Sie die komplette Case Study herunter und erfahren Sie, wie eddyson Viledas EDI-Prozesse revolutionierte und so innerhalb von nur sechs Monaten insgesamt 75 Personentage einsparen konnte.