Wie Jockey Europe's IT-Team den täglichen Workload um 15% reduziert hat

Jockey International ist ein führender Designer, Anbieter, Händler und Lizenzgeber von Herren- und Damenunterwäsche mit Hauptsitz in Wisconsin, USA. Jockey Europe mit Sitz in Deutschland ist für die Geschäftstätigkeit und den Vertrieb des Unternehmens in ganz Europa zuständig.

Challenge

Streamlining und Standardisierung der Partnerkommunikation

Jockey Europe hat die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs (EDI) bereits vor fast zwei Jahrzehnten für sich entdeckt und konnte seither Zeit und Geld sparen sowie Geschäftsrisiken verringern. Vor der Einführung von EDI sah die Situation für das Unternehmen allerdings anders aus. Damals verwaltete Jockey Bestellungen, Bestandsdokumente, Zahlungsinformationen und Rechnungen manuell, was zu zahlreichen Problemen führte, wie kostspieligen Verarbeitungsfehlern, langwierigen Transaktionen und schwerwiegenden geschäftlichen Ineffizienzen.

Das änderte sich, als Jockey die von eddyson unterstützte On-Premise Lösung magic-EDDY implementierte, die viele der aufwändigen und fehleranfälligen papierbasierten Prozesse digitalisierte. Diese Lösung ermöglichte es dem Unternehmen, große Mengen an Dokumenten schnell zu übertragen, Nachrichten in die von den Partnern benötigten Formate zu konvertieren und sie mittels einer Vielzahl von Protokollen weiterzuleiten. Jockey konnte sich so jahrelang auf die von eddyson unterstützte serverbasierte EDI-Software verlassen.

Doch mit der Weiterentwicklung der Technologie stieg auch Jockeys Interesse an einer Cloudbasierten EDI-Lösung. Ausschlaggebend dafür war zunächst die Tatsache, dass die bestehende On-Premise-Lösung auf einer älteren Windows-Version lief, deren Laufzeit sich dem Ende zuneigte.

Gleichzeitig sah Jockey in der Umstellung auf eine Cloud-Lösung erhebliche geschäftliche Vorteile, wie z.B. den Zugriff auf eine ständig aktualisierte Software mit neuesten Funktionen, eine Entlastung des Festplattenspeichers, geringere Wartungskosten sowie die einfache Skalierbarkeit. Zudem war sich Jockey der Vorteile moderner, cloudbasierter EDI-Plattformen bewusst, die zusätzliche Transparenz und Funktionen bieten würden und dem IT-Team wertvolle Zeit sparen könnten.

Mit unserer bestehenden Lösung verbrachten wir täglich viel Zeit mit der Überwachung und Durchführung von EDI-Aufgaben”, sagt Rainer. “ Wir waren überzeugt, dass ein moderneres System uns bei der Bewältigung unseres Workloads und unserer Geschäftsprozesse helfen und uns mehr Zeit für den Support anderer Abteilungen verschaffen könnte.”

Und dann erfuhr Jockey von eddysons eigener Cloud-basierter EDI-Lösung, eddyson On-Demand (yOD). Angesichts der jahrelangen erfolgreichen Partnerschaft war es für das Unternehmen selbstverständlich, auch den nächsten Schritt in Sachen EDI mit eddyson zu gehen.

Lösung

Nahtlose Integration multipler Partnerprozesse ohne Unterbrechung des Geschäftsbetriebs

Je mehr Jockey über yOD erfuhr, desto mehr überzeugte die Lösung das Unternehmen. Die leistungsstarke Plattform verarbeitet alle eingehenden und ausgehenden Daten aus beliebigen Applikationen - unabhängig von deren Format, Inhalt oder Herkunftsregion - und wandelt diese Daten dann mithilfe von eddysons eigenem Datenmodell in jedes beliebige Zielformat um.

Kurz gesagt, die Lösung ermöglichte Jockey mehr Flexibilität bei der Anbindung und Interaktion mit Unternehmen und Systemen - überall und zu jeder Zeit. Dazu arbeiteten inzwischen weltweit bereits mehr als 500 führende Unternehmen erfolgreich mit yOD.

Planung und Durchführung der Implementierung

Obwohl Rainer anfangs Bedenken hatte, eine neue Methode des B2B-Datenaustauschs zu implementieren, bot eddyson vom ersten Tag an umfassende Unterstützung. In einem ersten Schritt arbeiteten eddysons dedizierte Implementierungspartner eng mit Jockey zusammen, um die Anforderungen des Unternehmens zu ermitteln, d.h. welche Geschäftspartner involviert sind, wie groß das Volumen der auszutauschenden Nachrichten ist und welche unterschiedlichen Dokumentenformate zu verarbeiten sind.

Im Anschluss stellte eddyson einen Projektplan mit klaren Prioritäten und Zeitvorgaben auf, um eventuelle Betriebsunterbrechungen für Jockey und deren Kunden zu vermeiden. Dieser Ansatz bestand darin, die Geschäftspartner nach und nach einzubinden. Zunächst migrierte eddyson alle benötigten Geschäftslogiken aus Jockeys On-Premise-Lösung in die Cloud. Parallel stellte eddyson in Zusammenarbeit mit Jockey sicher, dass für jeden Partner die richtigen Übertragungskanäle, Protokolle und Nachrichtenformate zur Verfügung standen.

Mit eddysons einzigartiger Mapping-Strategie konnte Jockey viel Zeit, Kosten und Aufwand sparen. Selbst bei komplexesten Kundenanforderungen konvertierte eddyson Datenstrukturen aus beliebigen Dateiformaten in ein standardisiertes EDI-Format, welches an jede Schnittstelle gesendet und automatisch in die ERP-Systeme der Kunden integriert werden konnte. Der Mapping-Prozess, der normalerweise Monate dauert, wurde von eddyson in nur drei Tagen abgeschlossen - das ist unglaublich!

Gemeinsam mit Rainer testete eddyson darauf alle verschiedenen Kommunikationswege in einer isolierten Testumgebung. Alle Nachrichtentypen und -formate wurden intensiv geprüft, eventuelle Störungen schnell behoben und die vollständige Migration erst dann aktiviert, wenn alle Transaktionen fehlerfrei waren.

Für Jockey war es eine große Erleichterung, dass sie die gesamte technische Implementierung von ihrer Seite aus abschließen konnten, ohne Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs oder Beeinträchtigungen für ihre Partner. “Das einzige, was unsere Kunden tun mussten, war, die Adresse zu ändern, an die sie ihre Nachrichten senden”, sagt Rainer.

Benutzerorientierter Kundensupport

Rainer war beeindruckt, wie einfach es war, verschiedene Partnerprozesse und Datenformate in yOD zu integrieren. Neben der nahtlosen technischen Umsetzung schätzt er eddysons intensive Unterstützung bei jedem Schritt.

Volle Transparenz und unmittelbare Verfügbarkeit der Daten

eddyson übernimmt bei yOD das Monitoring der Plattform und sorgt für eine schnelle Fehlerbehebung. Darüber hinaus erhält auch Jockey zentralen Einblick in jede Transaktion mit seinen Geschäftspartnern. Über ein Dashboard können detaillierte Informationen über alle digitalisierten Geschäftsprozesse abgerufen werden. Jockey kann jede EDI-Nachricht komplett einsehen und genau ausfiltern, welche Transaktionen zu einem bestimmten Zeitpunkt mit einem bestimmten Partner stattgefunden haben. So lassen sich Probleme schnell und einfach nachvollziehen und beheben.

Rainer begrüßt es auch, wie einfach es ist, mit yOD datengesteuerte, aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. Da alle Prozessdaten in Echtzeit analysiert werden, kann Jockey spezifische Berichte und Prognosen nutzen, um die Geschäftsprozesse noch effizienter zu gestalten.

Durch den schnelleren und präziseren Datenaustausch mit B2B-Partnern ist Jockey in der Lage, neue Kunden schneller zu gewinnen, wichtige Aufgaben effizienter zu erledigen und Geschäftsentscheidungen schneller und besser zu treffen, um seine Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.