Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich ab dem 01.01.2025: Sind Sie bereit?
|| E-Invoicing
22. Juli 2024
Lesezeit: 8 Min.
Update: 30. Okt. 2024
Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Diese Maßnahme ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das die Effizienz und Transparenz bei der Rechnungsverarbeitung erhöhen und Steuerbetrug bekämpfen soll. Für Unternehmen ist es wichtig, sich rechtzeitig auf diese Änderungen vorzubereiten, um die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen und die Rechtskonformität zu gewährleisten.
Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag alles rund um die E-Rechnung zu den Themen technische Standards, Umstellungsfristen, Vorteile für Ihr Unternehmen sowie Anforderungen und Herausforderungen.
Was ist eine E-Rechnung?
In § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wird der Begriff der elektronischen Rechnung (auch E-Rechnung oder E-Invoicing) neu definiert. Eine Rechnung gilt als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format muss eine maschinelle und elektronische Verarbeitung ermöglichen. Die Anforderungen sind in der europäischen Norm EN 16931 des CEN (Comité Européen de Normalisation, Europäisches Komitee für Normung) festgelegt.
Eine E-Rechnung stellt den Rechnungsinhalt, anders als eine Papierrechnung oder eine Bilddatei, in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Damit wird sichergestellt, dass die vom Rechnungssteller in dieser Form ausgestellten Rechnungen medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Zahlung gebracht werden können. Das strukturierte elektronische Format muss entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, sofern es die vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben ermöglicht und mit der Norm EN 16931 interoperabel ist.
Darüber hinaus muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Lesbarkeit bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die XML-Datei maschinell auswertbar sein muss, ohne dass zusätzlich ein menschenlesbares Dokument erstellt werden muss.
Was ist keine E-Rechnung?
Ab dem 1. Januar 2025 gelten alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben des § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entsprechen, als sonstige Rechnungen.
Hier sind einige Beispiele von Dokumenten, die keine E-Rechnung darstellen:
- Papierrechnungen: Auch eingescannte und als PDF per E-Mail versandte Rechnungen gelten nicht als E-Rechnungen. Durch das Scannen werden sie lediglich in eine nicht maschinenlesbare Bilddatei umgewandelt.
- PDF-Rechnungen: Obwohl PDF-Dateien digital sind, erfüllen sie nicht die Kriterien einer strukturierten elektronischen Rechnung. PDF-Dokumente sind oft nicht strukturiert und können nur manuell oder mit speziellen Tools ausgelesen werden, was den Anforderungen an eine maschinelle Verarbeitung nicht entspricht.
- Bilddateien: Rechnungen, die als Bilddateien (z.B. JPEG oder PNG) gespeichert und versendet werden, sind ebenfalls keine E-Rechnungen. Diese Formate sind weder strukturiert noch maschinenlesbar und erfordern für die Verarbeitung eine manuelle Dateneingabe.
- E-Mails: Text in einer E-Mail gilt nicht als E-Rechnung, da dieser nicht den erforderlichen strukturierten Datenformaten entspricht.
Welche technischen Standards gelten für die E-Rechnung?
Eine Rechnung kann nur dann als E-Rechnung anerkannt werden, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Hierfür gibt es in Deutschland spezielle technische Standards, die sicherstellen, dass E-Rechnungen medienbruchfrei erstellt, übermittelt und verarbeitet werden können. Die Verwendung von strukturierten Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, ist dabei stets zulässig.
Die wesentlichen Formate der E-Rechnung sind:
XRechnung
Die von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelte XRechnung ist ein strukturiertes Datenformat ohne visuelle Darstellung. Es ermöglicht die direkte elektronische Weiterverarbeitung von Rechnungsdaten und findet insbesondere im öffentlichen Auftragswesen breite Anwendung. Das Format entspricht den europäischen Anforderungen nach EN 16931 und ist speziell auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung abgestimmt.
ZUGFeRD 2.0.1
Bei ZUGFeRD, international auch als Factur X bekannt, handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat. Es besteht aus einer visuellen Darstellung im PDF/A-3 Standard und einer maschinenlesbaren XML-Datei. Die PDF-Datei sieht aus wie eine herkömmliche Rechnung, enthält aber zusätzlich einen strukturierten XML-Datensatz mit allen relevanten Informationen. Dieses Format wird häufig in der Kommunikation zwischen Großhändlern und ihren Kunden verwendet, da es sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist.
Ab der Version 2.0.1 (ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen der EN 16931, und ist somit auch für die E-Rechnung geeignet.
EDIFACT
Das EDI-Verfahren EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) ist ein etabliertes Format, das insbesondere in der internationalen Geschäftskommunikation weit verbreitet ist. Der Gesetzgeber hat mit BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 bekannt gegeben, dass EDIFACT auch über die Übergangsfristen hinaus Gültigkeit haben wird. Dies gilt nur, sofern eine korrekte und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Informationen aus der E-Rechnung möglich ist.
Das elektronische Rechnungsformat kann gemäß § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger individuell vereinbart werden. Dabei kann das gewählte Format von den Vorgaben der Norm EN 16931 abweichen, solange es mit der Norm EN 16931 interoperabel ist und die korrekten und vollständigen Informationen nach dem UStG beinhaltet:
1. Verfahrenszustimmung des Leistungsempfänger
2. Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung durch eine der folgenden Möglichkeiten:
a) durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz
oder
b) durch die Maßgabe zur elektronischen Datenübertragung
3. Ein weiteres innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft
Welche Übermittlungswege sind für E-Rechnungen zulässig?
Für die Übermittlung von E-Rechnungen sind verschiedene Wege zulässig, z.B.:
- Versand per E-Mail
- Bereitstellung der Rechnungsdaten mittels elektronischer Schnittstellen
- gemeinsamen Zugriff auf zentrale Speicherorte innerhalb eines Konzernverbundes
- Download über ein Internetportal
Wie können E-Rechnungen empfangen werden?
Für den Empfang von E-Rechnungen ist in der Regel ein E-Mail-Postfach ausreichend, ein spezielles Postfach nur für E-Rechnungen ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Es können auch andere elektronische Übermittlungswege vereinbart werden.
Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme oder ist er dazu technisch nicht in der Lage, besteht kein Anspruch auf Ausstellung einer anderen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. Der Rechnungsaussteller erfüllt jedoch seine umsatzsteuerlichen Pflichten, sofern er die E-Rechnung erstellt und die ordnungsgemäße Übermittlung nachweisen kann.
Wann müssen Unternehmen auf die E-Rechnung umstellen?
Der Empfang einer E-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das bedeutet, dass herkömmliche Papierrechnungen oder einfache PDF-Dokumente ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig sind. Es gibt jedoch keine Vorgaben für bestimmte Übermittlungswege oder Kommunikationsprotokolle.
Für die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gelten Übergangsregelungen:
- Bis zum 31.12.2026 können Unternehmen ihre Rechnungen auch als sonstige Rechnung ausstellen und übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist. Aus umsatzsteuerlicher Sicht sind Papierrechnungen weiterhin zulässig. Eine besondere Form der Zustimmung des Empfängers zur Rechnungsstellung in einem anderen elektronischen Format ist nicht erforderlich. Es genügt eine Vereinbarung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger hinsichtlich des zu verwendenden Formats. Diese Vereinbarung kann durch eine Rahmenvereinbarung (z.B. in Allgemeinen Geschäftsbedingungen) oder konkludent (durch Handlung oder Verhalten stillschweigend oder implizit) erfolgen.
- Bis zum 31.12.2027 gilt eine Übergangsfrist für rechnungsstellende Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr unter 800.000 € lag. Demnach kann eine Rechnung auch für bereits erbrachte Leistungen als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Diese Grenze gilt unabhängig davon, ob der Rechnungsaussteller seine Umsätze nach den Vorschriften der Soll-Versteuerung (§ 16 UStG) oder der Ist-Versteuerung (§ 20 UStG) ermittelt.
Mit diesen Maßnahmen soll sichergestellt werden, dass die Umstellung reibungslos verläuft und alle Unternehmen rechtzeitig auf die neuen Prozesse vorbereitet sind.
Wie können Unternehmen von der obligatorischen E-Rechnung profitieren?
Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, die langfristig zu einer deutlichen Optimierung der Geschäftsprozesse im B2B- und B2G-Bereich (Business-to-Government) führen können.
Vorteile im B2B-Bereich:
- Effizienzsteigerung durch Automatisierung von Rechnungsprozessen
- Zukunftssicherheit
- Verbesserung der Compliance
- Positiver Einfluss auf Nachhaltigkeitsziele der Unternehmen
- Vereinfachung der Archivierung und des Datenzugriffs
- Reduktion von Materialkosten und Fehlerquote
- Beschleunigte Zahlungsabwicklung und verbesserte Liquidität
- Verbesserte Kundenbeziehungen und Servicequalität
Vorteile im B2G-Bereich:
- Standardisierung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den öffentlichen Auftragsvergaben
- Bessere Datenqualität
- Kosteneinsparungen
- Beschleunigte Bearbeitungszeiten
- Umweltfreundlichkeit und Beitrag zur Nachhaltigkeit
- Bessere Kontrolle und Überwachung der Zahlungsströme
Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die E-Rechnung in Deutschland vor
Die Einführung der obligatorischen E-Rechnung im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 durch das Wachstumschancengesetz ist ein wichtiger Schritt zur Effizienzsteigerung und Digitalisierung in der Rechnungsverarbeitung. Es handelt sich um einen umfassenden Prozess, der einer sorgfältigen Planung und Umsetzung bedarf. Unternehmen müssen sich den technischen, organisatorischen und rechtlichen Herausforderungen stellen, um die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen zu können. Ein strukturiertes Vorgehen und die Bereitschaft zur laufenden Anpassung sind entscheidend für eine erfolgreiche Einführung der E-Rechnung. Im Gegenzug profitieren Unternehmen langfristig von automatisierten Prozessen, verbesserter Datenqualität und beschleunigter Zahlungsabwicklung.
Als erfahrener Anbieter bietet eddyson maßgeschneiderte Softwarelösungen, die Unternehmen bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung unterstützen. Unsere ERP-unabhängigen Lösungen erfüllen die neuesten Standards wie X-Rechnung und ZUGFeRD 2.0.1 und bieten eine flexible und ganzheitliche Abdeckung der Anforderungen an die E-Rechnung.
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8. Jan. 2025 | 3 Min.
